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Förderverein Projekt MorgenGrauen e.V.

Protokoll Förderverein Projekt MorgenGrauen e.V.

Mitgliederversammlung vom 24.07.2021 in Datteln und via TeamSpeak

Versammlungsleitung: Henning Ullrich, 1. Vorsitzender

Protokollantin: Annika Ullrich, Schriftführerin

Hinweis zum Versammlungsort: Die Versammlung fand auf Grund des Hochwassers in Hattingen abweichend von der Einladung in Datteln statt. Alle Mitglieder wurden über den Ortswechsel per Mail informiert.

Tagesordnung

  1. Begrüßung
  2. Feststellung der Beschlussfähigkeit
  3. Verlesung des letzten Protokolls
  4. Bericht des Vorstands
  5. Bericht des Kassenwarts
  6. Bericht der Kassenprüfer
  7. Entlastung des Vorstands
  8. Satzungsänderung
  9. Beitragsordnung
  10. Umgang mit nicht erreichbaren Mitgliedern
  11. Server
  12. Verschiedenes

Anwesende (15)

TOP 1: Begrüßung

Der Vorsitzende Henning Ullrich eröffnet die Sitzung um 14:09 Uhr. Er begrüßt die Anwesenden an beiden Orten. Es wird darüber abgestimmt, ob Gäste zur Versammlung zugelassen werden. Die Abstimmung ergibt: Ja: 15 / Nein: 0 / Enthaltung: 0. Dementsprechend sind Gäste zugelassen.

Henning Ullrich gedenkt dem verstorbenen Mitglied Jochen Striepe mit einer gemeinsamen Schweigeminute.

TOP 2: Feststellung der Beschlussfähigkeit

Der Vorsitzende stellt fest, dass satzungsgemäß zur Sitzung eingeladen wurde und die Versammlung somit beschlussfähig ist.

TOP 3: Verlesung des letzten Protokolls

Henning Ullrich stellt den Antrag, die Verlesung des Protokolls zu übergehen, dieser wird einstimmig angenommen. Das Protokoll der Mitgliederversammlung von 2020 kann online unter http://morgengrauen.mud.de/verein/texte/protokoll2020.shtml nachgelesen werden.

TOP 4: Bericht des Vorstands

Der Vorsitzende Henning Ullrich berichtet von den Aktivitäten des Vorstands seit der letzten Mitgliederversammlung.

4.1 Vorstandssitzungen

Seit der letzten Mitgliederversammlung haben zwei Vorstandssitzungen stattgefunden. Bei der Vorstandssitzung am 19.08.2020 wurde unter anderem besprochen, welche Kosten für einen Server und ein Backupsystem anfallen können. Bei der Vorstandssitzung am 19.04.2021 wurde die geplante Satzungsänderung weiter vorbereitet sowie ein Vorgehen bei nicht gezahlten Mitgliedsbeiträgen entschieden (vgl. Beitragsordnung).

4.2 Stammdatenaktualisierung

In der Mitgliederversammlung 2011 wurde besprochen, bei der Einladung zur Mitgliederversammlung die aktuell gespeicherten Stammdaten mitzuschicken, damit die Daten ggf. aktualisiert werden können. Da die Einladungen inzwischen per E-Mail verschickt werden, ist dieses Vorgehen aus Datenschutzgründen nicht mehr gestattet. Daher wird zukünftig im Dezember jeden Jahres eine Erinnerungsmail mit der Bitte, die eigenen Daten zu überprüfen, geschickt.

4.3 Mailaktion

Der Vorstand hat versucht alte Mitglieder, deren digitale Kontaktdaten verloren gegangen sind und die nicht in der Mailingliste sind, über die bei der Vereinsanmeldung angegebene E-Mail-Adresse(n) zu erreichen. Von den 47 Mitgliedern hatten 40 eine Mailadresse angegeben, davon waren jedoch 25 Mailadressen nicht mehr erreichbar. Von zwei Mitgliedern haben wir eine Rückmeldung erhalten und diese sind dem Verein wieder beigetreten.

4.4 Mitgliederentwicklung

Seit dem letzten Jahr sind zwei neue Mitglieder dem Verein beigetreten. Acht Mitglieder haben sich wieder angemeldet und zwölf Mitglieder sind ausgetreten.

TOP 5: Bericht des Kassenwarts

Der Kontostand zum 03.07.2020 betrug 2792,99€. An Ausgaben sind das Kontoentgelt vor dem Wechsel zur VR Bank Mittelhessen, Notar- und Amtsgerichtskosten sowie Kosten für easyVerein angefallen. Einnahmen entstanden durch die Mitgliedsbeiträge von 2021 sowie eine Spende. Das Vereinskonto wurde zur Sammlung der Kosten für die Goodie-T-Shirts zur Verfügung gestellt. Der Kontostand zum 31.06.2021 betrug 2780,25€.

Es wurde eine Kontoberechtigung für Markus Maevus beantragt, sodass alle allein vertretungsberechtigten Vorstandsmitglieder vollen Zugriff auf das Konto haben.

Da durch den Wechsel zur VR Bank Mittelhessen die Kontoführungsgebühren entfallen, stehen als regelmäßige Kosten aktuell nur die Lizenzgebühren für easyVerein an.

Das Steuerkonto des Vereins wurde geschlossen. Ausstehende Steuererklärungen müssen nicht nachgereicht werden.

Weitere Details sind dem Kassenbericht zu entnehmen.

TOP 6: Bericht der Kassenprüfer

Tibor Kovács verliest den ihm vorliegenden Bericht der Kassenprüfer. Daniel Brunner und Dominik Schäfer haben die Kasse geprüft. Die Prüfung hat zu keinen Einwendungen geführt. Alle Buchungen sind vollständig und nachvollziehbar.

TOP 7: Entlastung des Vorstands

Marcel Wunderlich beantragt die Entlastung des Vorstands im Block.

Die Abstimmung über die Entlastung des Vorstands ergibt: Ja: 11 / Nein: 0 / Enthaltung: 4.

Somit ist der Vorstand entlastet.

TOP 8: Satzungsänderung

Henning Ullrich trägt die bereits diskutierten Änderungsvorschläge der Satzung erneut vor. Die Abstimmung findet blockweise für je ein Thema statt. Im Folgenden werden der Wortlaut der bisherigen Satzung und der vorgeschlagenen neuen Satzung für die zu ändernden Paragraphen gegenübergestellt.

8.1 Änderungen die Mitgliederversammlung betreffend

§6 Abs. 1

Da die Mitgliederversammlung üblicherweise im Rahmen der Sommerparty stattfindet, soll dieser Zeitraum auch durch die Satzung gedeckt sein.

Bisher:

„Die ordentliche Mitgliederversammlung ist alljährlich möglichst im ersten Kalenderquartal abzuhalten. Sie beschließt insbesondere über:
a. die Bestellung und Abberufung der Vorstandsmitglieder
b. die Höhe der Mitgliedsbeiträge,
c. die Ausschließung eines Mitglieds,
d. die Auflösung des Vereins und die Verwendung seines Vermögens.“

Neu:

„Die ordentliche Mitgliederversammlung soll einmal jährlich abgehalten werden. Sie ist spätestens alle zwei Jahre durchzuführen. Sie beschließt insbesondere über:
a. die Bestellung und Abberufung der Vorstandsmitglieder
b. die Höhe der Mitgliedsbeiträge,
c. die Ausschließung eines Mitglieds,
d. die Auflösung des Vereins und die Verwendung seines Vermögens.“

§6 Abs. 3 (zukünftig §6 Abs. 4, vgl. unten)

Da die Mitgliederversammlung üblicherweise offene Abstimmung wünscht, soll dies der Standardfall zur Abstimmung sein.

Bisher:

„In der Mitgliederversammlung ist Vertretung auch bei der Ausübung des Stimmrechts zulässig. Bei der Beschlussfassung entscheidet die Mehrheit der erschienenen Mitglieder, bei Stimmengleichheit die Stimme des Vorsitzenden. Stimmenthaltungen gelten als ungültige Stimmen. Über die Art der Abstimmung entscheidet der Vorstand; Wahlen erfolgen jedoch, wenn nicht einstimmig durch Zuruf, schriftlich durch Stimmzettel. Beschlüsse, durch die die Satzung oder der Vereinszweck geändert werden, und Beschlüsse aber die Auflösung des Vereins bedürfen einer Mehrheit von drei Viertel der erschienenen Mitglieder.“

Neu:

„In der Mitgliederversammlung ist Vertretung auch bei der Ausübung des Stimmrechts zulässig. Bei der Beschlussfassung entscheidet die Mehrheit der erschienenen Mitglieder, bei Stimmengleichheit die Stimme des Vorsitzenden. Stimmenthaltungen gelten als ungültige Stimmen. Über die Art der Abstimmung entscheidet der Vorstand; Wahlen sind geheim durchzuführen, wenn dies beantragt wird. Beschlüsse, durch die die Satzung oder der Vereinszweck geändert werden, und Beschlüsse über die Auflösung des Vereins bedürfen einer Mehrheit von drei Viertel der erschienenen Mitglieder.“

Neuer Absatz in Paragraph §6, einzufügen zwischen Abs. 2 und Abs. 3 (zukünftig §6 Abs. 3)

Die Mitgliederversammlung 2020 fand auf Grund der COVID19-Pandemie teils in Präsenz und teils online statt. Diese Hybridveranstaltung wurde von den Mitgliedern gut angenommen und soll zukünftig weiterhin möglich sein.

Bisher:

–

Neu:

„Die Mitgliederversammlung kann entweder als Präsenzveranstaltung, reine Online-Veranstaltung oder hybrides Format erfolgen. Der Vorstand entscheidet hierüber nach seinem Ermessen und teilt dies den Mitgliedern in der Einladung mit. Die Vorschrift des § 32 Abs. 2 BGB bleibt hiervon unberührt. Der Vorstand sichert unabhängig des Formates die Rechte der Mitglieder (Information, Abstimmung und Wahlen).“

Abstimmung über die Änderungen zur Mitgliederversammlung:
Die Abstimmung ergibt: Ja: 15 / Nein: 0 / Enthaltung: 0.

8.2 Änderungen die Gemeinnützigkeit betreffend

Da der Verein nicht mehr gemeinnützig ist und auch keine Gemeinnützigkeit mehr angestrebt wird, können die Gemeinnützigkeit betreffende Aussagen der Satzung entfallen.

§6 Abs. 4

Bisher:

„Beschlüsse über Satzungsänderungen und über die Auflösung des Vereins sind dem zuständigen Finanzamt anzuzeigen. Satzungsänderungen, die die in § 2 genannten gemeinnützigen Zwecke betreffen, bedürfen der Einwilligung des zuständigen Finanzamtes.“

Neu:

–

§9

Bisher:

„Bei Auflösung oder Aufhebung des Vereins oder bei Wegfall steuerbegünstigter Zwecke fällt das Vermögen des Vereins an eine von der Mitgliederversammlung bestimmte juristische Person des öffentlichen Rechts oder eine andere steuerbegünstigte Körperschaft zur Verwendung für Erziehung und Bildung.“

Neu:

„Bei Auflösung oder Aufhebung des Vereins fällt das Vermögen des Vereins an eine von der Mitgliederversammlung bestimmte juristische Person des öffentlichen Rechts oder eine andere steuerbegünstigte Körperschaft zur Verwendung für Erziehung und Bildung.“

Abstimmung über die Änderungen zur Gemeinnützigkeit des Vereins:
Die Abstimmung ergibt: Ja: 15 / Nein: 0 / Enthaltung: 0.

8.3 Änderungen die Vorstandswahl betreffend

Hintergrund dieses Änderungsvorschlags ist, dass vermieden werden soll, dass das Amtsgericht einen Übergangsvorstand bestellen muss, falls die Mitgliederversammlung aus irgendeinem Grund nicht rechtzeitig für eine Neuwahl des Vorstands stattfinden kann.

§5 Abs. 2

Bisher:

„der Vorstand, bestehend aus dem Vorsitzenden, seinem Stellvertreter, einem Schriftführer und dem Kassenwart. Der Vorstand wird von der Mitgliederversammlung auf die Dauer von zwei Jahren gewählt; Wiederwahl ist zulässig.“

Neu:

„der Vorstand, bestehend aus dem Vorsitzenden, seinem Stellvertreter, einem Schriftführer und dem Kassenwart. Der Vorstand wird von der Mitgliederversammlung auf die Dauer von zwei Jahren gewählt; Wiederwahl ist zulässig. Jedes Vorstandsmitglied bleibt auch nach Ablauf seiner Amtszeit im Amt bis zu seiner Abberufung oder bis zur Bestellung seines Nachfolgers.“

Abstimmung über die Änderungen zu den Vorstandswahlen:
Die Abstimmung ergibt: Ja: 15 / Nein: 0 / Enthaltung: 0.

8.4 Änderungen die Datenspeicherung betreffend

Da es kein Mindestalter für den Vereinsbeitritt gibt, benötigen wir das Geburtsdatum der Mitglieder nicht. Aus Datenschutzgründen dürfen nur Daten gespeichert werden, die benötigt werden (vgl. DSGVO).

§3 Abs. 1

Bisher:

„Mitglied kann jeder werden, der an der Verwirklichung der Vereinsziele interessiert ist. Vorausgesetzt ist weiter lediglich eine an den Vereinsvorstand gerichtete Anmeldung zur Aufnahme. In dieser Anmeldung sollen Name, Adresse und Alter enthalten sein, sowie eine Verpflichtung zur Einhaltung der Satzungsbestimmungen. Über die Aufnahme entscheidet der Vorstand.
Die Anmeldung ist zu richten an den Schriftführer des Vereins. Über den Eingang der Anmeldung sowie über die Aufnahme in den Verein erhält das neue Mitglied eine entsprechende Bestätigung durch den Schriftführer.“

Neu:

„Mitglied kann jeder werden, der an der Verwirklichung der Vereinsziele interessiert ist. Vorausgesetzt ist weiter lediglich eine an den Vereinsvorstand gerichtete Anmeldung zur Aufnahme. In dieser Anmeldung sollen Name und Adresse enthalten sein sowie eine Verpflichtung zur Einhaltung der Satzungsbestimmungen. Über die Aufnahme entscheidet der Vorstand.
Die Anmeldung ist zu richten an den Schriftführer des Vereins. Über den Eingang der Anmeldung sowie über die Aufnahme in den Verein erhält das neue Mitglied eine entsprechende Bestätigung durch den Schriftführer.“

Abstimmung über die Änderungen zu den gespeicherten Mitgliederdaten:
Die Abstimmung ergibt: Ja: 15 / Nein: 0 / Enthaltung: 0.

Das Geburtsdatum aller Mitglieder wird im Nachgang gelöscht. Das Formular für den Vereinsbeitritt wird überarbeitet, sodass das Geburtsdatum nicht mehr abgefragt wird.

8.5 Änderungen die Beitragsordnung betreffend

Damit die Beitragsordnung geändert werden kann, ohne dass der Wortlaut der Satzung verändert wird und somit eine Eintragung beim Amtsgericht erforderlich ist, sollen die Details zum Jahresbeitrag in einem gesonderten Dokument festgelegt werden.

§8

Bisher:

  1. Der Jahresbeitrag beträgt 12,– €.
  2. Der Jahresbeitrag ist im Monat Januar eines jeden Jahres fällig. Bei Neumitgliedern ist der Beitrag im auf den Beitritt folgenden Monat zu entrichten.
    Neue Mitglieder, die ab dem 1.10. eines Jahres aufgenommen sind, sind nicht verpflichtet, für das laufende Jahr den Mitgliedsbeitrag zu entrichten.
  3. Wird der Beitrag nicht fristgemäß entrichtet, so gehen eventuell anfallende Mahngebühren zu Lasten des säumigen Mitglieds.
  4. Durch eine vom Mitglied fehlerhaft angegebene Bankverbindung oder unberechtigte Stornierung der Abbuchung des Jahresbeitrags zusätzlich anfallende Kontoführungsgebühren sind vom Mitglied zu tragen.
  5. In der Regel soll die Abbuchung des fälligen Beitrags per Bankeinzug erfolgen.”

Neu:

„Von den Mitgliedern werden Beiträge erhoben. Die Höhe und Fälligkeit werden in einer Beitragsordnung festgehalten. Über diese entscheidet die Mitgliederversammlung.“

Abstimmung über die Änderung zur Beitragsordnung:
Die Abstimmung ergibt: Ja: 15 / Nein: 0 / Enthaltung: 0 . Damit hat die Mitgliederversammlung alle vorgeschlagenen Satzungsänderungen einstimmig angenommen.

TOP 9: Beitragsordnung

Henning Ullrich stellt einen Vorschlag für die Beitragsordnung vor. Die Beitragsordnung entspricht im Wesentlichen dem bisherigen §8 der Satzung und ist im Anhang beigefügt.

Abstimmung über die Annahme der neuen Beitragsordnung:
Die Abstimmung ergibt: Ja: 15 / Nein: 0 / Enthaltung: 0.

TOP 10: Umgang mit nicht erreichbaren Mitgliedern

52 bisherige Mitglieder konnten nach dem Datenverlust nicht erreicht werden. Es wird vorgeschlagen, diese Mitglieder aus dem Verein auszuschließen. Ohne Kontaktdaten ist die fristgerechte Zahlung der Jahresbeiträge beispielsweise nicht möglich. Ein Wiedereintritt ist jederzeit durch Neuanmeldung möglich. Die Liste der nicht erreichten Mitglieder wird im Nachgang an die aktuellen Mitglieder verteilt, damit ggf. noch weitere Leute erreicht werden können.

Abstimmung über den Vereinsausschluss der nicht erreichbaren 52 Mitglieder:
Die Abstimmung ergibt: Ja: 15 / Nein: 0 / Enthaltung: 0.

TOP 11: Server

Frank Röhr verliest den Bericht der Administratoren zur Serversituation und zum Backup.

Es wurden verschiedene Backup-Systeme getestet und derzeit ist eines im Produktivmodus im Betrieb. Die Daten werden verschlüsselt und dann auf einem Objektspeicher eines Cloud-Anbieters gespeichert.

Die Absprachen bezüglich des Servers dauern noch an. Aktuell wird eine Variante analog zur derzeitigen Lösung, bei der ein Server mit allen Diensten aufgebaut wird, favorisiert.

Es finden Gespräche mit einem Spieler statt, der angeboten hat, eine virtuelle Maschine in seinem Rechenzentrum zu sponsern. Ziel ist es, dort eine Test-Installation aufzubauen. Es muss sich zeigen, ob damit vergleichbar lange Uptimes möglich sein werden.

TOP 12: Verschiedenes

Petrine Waagö schlägt vor, Jochen Striepe als Ehrenmitglied zu ernennen. Der Vorstand prüft, ob dies möglich ist.

Christian Krautschneider fragt, ob es die Möglichkeit gibt, die Stammdaten verschlüsselt abzurufen.
Jedes Mitglied kann seine Daten auf der EasyVerein-Webseite selbst einsehen. Die Übertragung findet dabei TLS-verschlüsselt statt.

Markus Maevus erinnert daran, dass das Morgengrauen nächstes Jahr 30 Jahre alt wird. Für die Jubiläumsfeier wird ein mit Verkehrsmitteln gut erreichbarer Raum mit passendem Ambiente in NRW gesucht. Terminlich wäre das Jubiläum eigentlich im März, es gibt Überlegungen, den Termin auf Grund der Corona-Pandemie in den Juni/Juli zu verlegen. Es werden Freiwillige gesucht, die sich um die Organisation kümmern. Petrine Waagö möchte gerne Mitorganisieren.
Der Verein könnte das Vereinskonto wieder als Proxy für die Abrechnung zur Verfügung stellen.

Henning Ullrich schließt die Sitzung um 15.04 Uhr und bedankt sich für die Teilnahme.

Anhang

Beitragsordnung des Fördervereins Projekt MorgenGrauen e.V.
in der von der Mitgliederversammlung am 24.07.2021 beschlossenen Fassung

  1. Der Jahresbeitrag beträgt 12,– €.
  2. Der Jahresbeitrag ist im Monat Januar eines jeden Jahres fällig. Bei Neumitgliedern ist der Beitrag im auf den Beitritt folgenden Monat zu entrichten.
    Neue Mitglieder, die ab dem 1.10. eines Jahres aufgenommen sind, sind nicht verpflichtet, für das laufende Jahr den Mitgliedsbeitrag zu entrichten.
  3. Wird der Beitrag nicht fristgemäß entrichtet, so gehen eventuell anfallende Mahngebühren in Höhe von 2,– € zu Lasten des säumigen Mitglieds.
  4. Durch eine vom Mitglied fehlerhaft angegebene Bankverbindung oder unberechtigte Stornierung der Abbuchung des Jahresbeitrags zusätzlich anfallende Kontoführungsgebühren sind vom Mitglied zu tragen.
  5. In der Regel soll die Abbuchung des fälligen Beitrags per Bankeinzug erfolgen.